Dans le monde d’aujourd’hui en pleine évolution, les organisations sont confrontées à une multitude de défis lorsqu’il s’agit de gérer efficacement leurs réunions. L’un des principaux défis, la prise de notes pendant les réunions, a longtemps été considéré comme une compétence essentielle pour une communication efficace et la rétention d’informations. Ce rôle est généralement confié à un gestionnaire de projet.
Cependant, dans le monde axé sur la technologie, l’approche traditionnelle de la prise de notes ne fonctionne pas et présente un nouvel ensemble de défis. De l’essor des réunions virtuelles à la complexité croissante des discussions et au besoin de multitâche, la capture et l’organisation des informations pertinentes sont devenues plus difficiles que jamais. Pour trouver un équilibre entre l’engagement actif et la nécessité de documenter les points clés et les mesures à prendre, les individus doivent adapter leurs stratégies de prise de notes.
Microsoft, nous annonce en préversion publique, les notes collaboratives, la nouvelle façon de faire avancer votre travail : collaborez sur l’agenda, prenez des notes ensemble et suivez les tâches de suivi.
Les notes collaboratives éliminent le goulot d’étranglement typique d’un seul preneur de notes pour capturer l’ordre du jour et les notes et les rendent également visibles pour tout le monde, améliorant ainsi la précision et l’inclusion à chaque étape de votre réunion.
Les notes collaboratives sont des composants Loop, qui restent synchronisés sur tous les endroits où ils ont été partagés comme Outlook, le chat Teams, l’application Loop, Word pour le Web et le tableau blanc. Avant une réunion, partagez les notes collaboratives dans une conversation Teams ou par e-mail pour commencer à créer un ordre du jour ensemble. Cela permet de s’assurer que chacun peut inclure ses sujets à réviser avec le groupe, quelle que soit son application Microsoft préférée.
Au cours de la réunion, tous les participants peuvent ajouter des points à l’ordre du jour de dernière minute, co-éditer les notes de réunion et rédiger et attribuer des tâches. Vous pouvez voir qui travaille dans les notes collaboratives en haut et voir qui a écrit chaque partie en cliquant sur le texte. Les chefs de projet et les contributeurs peuvent continuer à partager ces notes pendant et après la réunion pour maintenir à jour tout le mode de l’étât d’avancement du projet et gagner en efficacité.
Au fur et à mesure que votre équipe continue de travailler, elle peut mettre à jour des notes, cocher des tâches et ajouter de nouveaux éléments de suivi à partir de l’application dans laquelle elle travaille. Les tâches capturées se synchronisent avec ToDo & Planner, de sorte que tout le monde est automatiquement rappelé des tâches de suivies – c’est la responsabilisation simplifiée !
En tant que composants de Loop, vous pouvez facilement transférer vos notes collaboratives de votre réunion dans l’application Loop et continuer à faire avancer votre travail. Ajoutez votre composant à un espace de travail Loop où vous pouvez rassembler tout ce dont vous avez besoin pour votre projet en un seul endroit.
Comment tester ?
Les notes collaboratives sont disponibles en préversion publique. Il vous suffit donc d’activer le mode préversion public de votre client Teams –» voir ICI et de l’activer en suivant les informations –» ICI
Prérequis
Les notes collaboratives sont compatible uniquement avec les clients ci-desous :
