Saviez vous qu’il existe un nouveau paramètre dans la stratégie de réunion Microsoft Teams qui vous permet d’imposer que vos réunions organisées par certains ou tous les utilisateurs doivent obtenir le consentement explicite des utilisateurs avant de pouvoir être enregistrées. Cette fonctionnalité novatrice vise à offrir une transparence accrue et à renforcer la sécurité des communications au sein de l’écosystème Microsoft Teams. Dans cet article, nous explorerons les avantages d’imposer à Consentir d’être enregistré, son fonctionnement et comment elle peut améliorer l’expérience des utilisateurs de Teams.
Aperçu
Le “Explicit consent recording” est une fonctionnalité de Microsoft Teams qui permet d’enregistrer les réunions et les appels uniquement lorsque tous les participants ont donné leur consentement préalable. Il s’agit d’une mesure proactive de confidentialité qui donne aux utilisateurs un contrôle total sur l’enregistrement de leurs conversations.
Fonctionnement
Lorsqu’un utilisateur souhaite enregistrer une réunion ou un appel dans Teams, la fonctionnalité “Explicit consent recording” s’active. Tous les participants à la réunion reçoivent alors une notification claire indiquant que l’enregistrement va commencer et qu’ils doivent donner leur consentement pour y participer. Chaque participant a la possibilité d’accepter ou de refuser l’enregistrement. Si un participant refuse, l’enregistrement ne démarre pas et aucune donnée audio ou vidéo n’est conservée.
Avantage
- Transparence et respect de la vie privée : Explicit Consent Recording met en avant la transparence et le respect de la vie privée des utilisateurs. Chaque participant est informé de l’enregistrement et a le pouvoir de décider s’il souhaite y participer ou non.
- Conformité réglementaire : Dans des environnements de travail réglementés où la confidentialité des données est primordiale, Explicit Consent Recording offre une solution adaptée. Les entreprises peuvent se conformer plus facilement aux réglementations en matière de protection des données en garantissant que les enregistrements sont réalisés de manière légale et transparente.
- Renforcement de la sécurité : Explicit Consent Recording aide à renforcer la sécurité des communications dans Teams en limitant les risques de captation ou d’utilisation abusive des données sensibles. Les enregistrements ne sont réalisés que lorsque tous les participants ont donné leur consentement, ce qui réduit les opportunités de violations de la vie privée ou de divulgation non autorisée d’informations confidentielles.
- Support de l’apprentissage et de la collaboration : Explicit Consent Recording peut également être utilisé de manière constructive pour le partage de connaissances et l’amélioration des performances. Les enregistrements de réunions peuvent servir de référence pour les formations, le mentorat et la résolution de problèmes, ce qui favorise l’apprentissage continu et la collaboration au sein des équipes.
Comment l’activer
Le consentement explicite à l’enregistrement est désactivé par défaut, ce qui signifie que Teams fonctionne comme il l’a toujours fait, sauf si un administrateur active la fonctionnalité. Aujourd’hui, pour pouvoir activer cette fonctionnalité, vous devrez mettre à jour les politiques de réunion Teams avec PowerShell. En effet, l’option graphique via le centre administratif Teams (TAC), n’est pas encore disponible.
Pour activer le consentement d’enregistrement explicite pour une stratégie de réunion, exécutez la commande
Set-CsTeamsMeetingPolicy à partir du module MicrosoftTeams PowerShell.
Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "YourPolicyName" -ExplicitRecordingConsent Enabled
Lorsque l’organisateur de la réunion (ou un présentateur) démarre une réunion avec un consentement explicite, Teams souligne la nécessité d’obtenir le consentement avant d’autoriser le démarrage de l’enregistrement via la fenêtre ci-dessous :
Lorsque l’enregistrement démarre, vos utilisateurs verront que Teams a désactivé leur microphone et leur vidéo dans l’écran de participation. Après avoir rejoint l’appel, Teams informera aux participants qu’ils doivent donner leur consentement pour être enregistrés. Pour démarrer le processus de consentement, il faudra réactiver votre son ou allumer votre caméra.
La dernière étape consiste pour l’utilisateur à donner son consentement. Lorsque cela se produit, Teams active le son microphone, la caméra et le partage du participant.
Limitation
Microsoft mentionne que la fonctionnalité d’activation du consentement à l’enregistrement dépend du rapport de présence (Attendance Report en anglais) à la réunion pour suivre le moment où les utilisateurs donnent leur consentement. Si votre entreprise bloque la génération de rapports de présence, le consentement ne explicite ne fonctionnera tout simplement pas!
Certains clients, comme les plus anciens, n’incluent pas l’interface utilisateur nécessaire pour donner leur consentement, donc pour s’assurer que les gens peuvent donner leur consentement pour l’enregistrement, ces utilisateurs devront utiliser un client Teams publié après le 1er mars 2023 pour pouvoir donner leur consentement. Microsoft fait une exception pour les salles de réunion Teams et les appels PSTN, car ces interfaces ne peuvent donner un consentement explicite.
