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“Town Hall” dans Microsoft Teams

Microsoft a annoncé récemment Town Hall, une nouvelle expérience d’événement virtuel qui remplacera les événements en Direct dans Teams et sera généralement disponible pour les clients commerciaux à partir du 5 octobre 2023. Par la même occasion, Microsoft annonce également le retrait des évènements en direct d’ici le 30 septembre 2024. Les événements en direct continueront à être supporter pour encore 12 mois, jusqu’à la date de son retrait. Microsoft fait cela principalement pour simplifier l’expérience des événements virtuels dans Microsoft Teams, en intégrant des fonctionnalités d’événements en direct dans votre expérience de réunion Teams. Cela créera une expérience unifiée pour vos utilisateurs, qu’ils organisent une petite réunion, un webinaire destiné aux clients ou une assemblée publique à l’échelle de l’entreprise.

👉 J’ai bien hâte de voir comment Microsoft va traduire “Town Hall” en Français, car la traduction littéreale donnerait “rencontre municipale”, ou encore “assemblées publiques” 😂  

Town Hall dans Microsoft Teams, sera une nouvelle expérience permettant d’héberger et d’organiser des événements internes à grande échelle afin de créer des liens au sein de votre organisation. Les rencontres de type “Town Hall” offriront un format un-à-plusieurs avec des capacités de production avancées et une approche structurée pour l’engagement des participants.

Avec les rencontres de type Town Hall, vos utilisateurs pourront organiser divers types d’événements internes et externes, notamment des assemblées publiques à l’échelle de l’entreprise, des réunions d’équipe mondiales, des diffusions internes, des discussions, et bien plus encore. Les rencontres Town Hall dans Microsoft Teams permettront à vos utilisateurs d’étendre leur portée pour faire évoluer leur message et se connecter avec des publics du monde entier ; créer des événements produits par des professionnels et de qualité studio qui offrent une expérience plus dynamique et structurer. Vous pourrez également gérer l’engagement du public pour maximiser la participation et maintenir la concentration sur l’événement.

Ce qu’il faut savoir

À partir du 5 octobre 2023, les rencontres virtuelles Town Hall remplaceront les événements en direct et sera disponibles dans les forfaits Office 365 et Microsoft 365 E1/E3/E5/A3/A5, pour les fonctionnalités de base. Pour les fonctionnalités avancées des rencontres Town Hall, vous devrez vous munir d’une licence Teams Premium. Ci-dessous vous trouverez la liste des fonctionnalités de base et premium.

FonctionnalitésBasicPremium
Capacitéjusqu'à 10 000 participantsjusqu'à 20 000 participants
Chambre verte
OuiOui
Durée de l'événementJusqu'à 30hJusqu'à 30h
Gérer ce que voient les participantsOuiOui
Masquer la liste des participantsOuiOui
RTMP-inOuiOui
RTMP-outOuiOui
Q&A structuréesOuiOui
Enregistrement sur demandeOuiOui
Rapports des participantsOuiOui
Communications par courrier électronique et personnalisation
NonOui
Sous-titres traduits en directNonOui
Concurrence des événementsjusqu'à 15 concurrentesjusqu'à 50 concurrentes
Support eCDN (surveillance en temps réel)NonOui

Même si les rencontres de type Town Hall de Microsoft Teams atteindront éventuellement une parité totale en termes de fonctionnalités avec celles des événements en direct, il y aura plusieurs différences dans l’expérience au lancement, notamment :

  • Rôles lors de l’événement : Les town halls comprennent les rôles d’organisateur, de co-organisateur, de présentateur et de participant ; tandis que les Événements en direct Teams incluent les rôles d’organisateur, de producteur, de présentateur et de participant. Pour les town halls, il n’y a pas de rôle de producteur disponible au lancement – il est désormais remplacé par les rôles d’organisateur, de co-organisateur et de présentateur, car ces rôles ont désormais des fonctionnalités similaires à celles du rôle de producteur, notamment : démarrer et arrêter l’événement, partager sa propre vidéo, partager une vidéo externe, partager le bureau ou la fenêtre active, et sélectionner quels présentateurs et contenus sont affichés à l’écran avec la fonction de gestion de ce que voient les participants.
  • Présentateur externe : Les town halls peuvent inviter des participants externes (toute personne extérieure à l’organisation) à l’événement, cependant, la possibilité d’inviter des présentateurs externes aux town halls sera disponible à la fin du mois d’octobre. Cela permettra aux présentateurs externes de recevoir des liens de connexion uniques pour contourner automatiquement le lobby et garantir que le destinataire prévu en tant que présentateur participe à l’événement.
  • Enregistreur vidéo numérique (DVR) : Les town halls disposeront d’enregistrements à la demande disponibles dès le lancement, cependant, le DVR, qui permet aux participants de revenir en arrière et de mettre en pause pendant l’événement, sera disponible dans les mois à venir.
  • Intégration avec Viva Engage : Les town halls seront intégrés à Viva Engage pour permettre aux participants de visualiser l’événement dans Viva Engage, que l’événement soit produit directement dans Teams ou avec une application ou un appareil externe, cependant, cette fonctionnalité sera disponible dans les mois à venir.

Quelles sont les nouveautés ?

  • Capacité et concurrence des événements
    Maintenant vous pourrez avoir jusqu’à 20 000 participants et héberger jusqu’à 50 événements en même temps dans votre organisation.
  • RTMP-out 
    Les organisateurs pourront diffuser leurs événements vers une application personnalisée ou un autre point de terminaison en dehors de Teams à l’aide de la fonction RTMP-out. Cela vous permettra de visualiser vos événements sur d’autres plateformes tierces telles que YouTube, LinkedIn, X, Meta Workplace, etc. Attention, cette fonctionnalité sera disponible uniquement l’année prochaine!
  • Enregistrement sur demande
    Vous pourrez maintenant publier l’enregistrement de votre rencontre à vos participants. Cette action enverra automatiquement un courriel aux participants, avec un lien pour visionner l’enregistrement. Les participants pourront visiter une page de destination dédiée à l’événement où l’enregistrement est hébergé. Voir l’exemple ci-dessous.
  • Communication Email et personnalisation
    Vos organisateurs pourront envoyer des modèles d’e-mail préconfigurés pour l’invitation à l’événement et des e-mails d’enregistrement de l’événement au lieu de créer manuellement un e-mail séparé, de copier le lien de l’événement et d’envoyer une invitation de calendrier aux participants. La personnalisation de ces courriels sera disponible dans Teams Premium.
  • Rapport des participants
    Nouvel onglet ou menu de rapport des participants incluant les données habituelles, à savoir : le nombre total de participants, les heures d’arrivée et de départ des participants individuels pour l’événement et la durée globale de présence des participants individuels.

Vidéo de présentation

Préparez-vous !

Pour ceux d’entre vous qui utilisent au quotidien les événements en direct et pour vous aider avec les événements de type Town Hall, Microsoft vous propose des conseils techniques et des ressources pour vous assister dans cette transition. Ils seront disponibles lors du lancement de Town Hall, le 05 Octobre 2023. 

Source

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